Comment classer les fichiers de documents d’une entreprise

Cet article fait partie d’une série sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise. Après avoir vu dans des articles précédents les formats de fichier et comment les nommer, vous allez découvrir comment classer les fichiers de documents de votre entreprise de manière optimale. Vous pourrez alors visualiser les répertoires de manière ordonnée et enfin retrouver les fichiers facilement et rapidement.

N’est-il pas frustrant de mettre 1/4 d’heure à retrouver dans les dizaines de répertoires de votre ordinateur celui contenant le bulletin de paye de votre salarié Pierre RICHARD d’il y a 28 mois qu’il ne retrouve pas et dont il a évidemment besoin de toute urgence ?

La solution : classer correctement vos fichiers selon une arborescence de répertoires précise et fixe.

 

Pour être retrouvés facilement et rapidement, les fichiers doivent ensuite être classés dans des répertoires selon un plan de classement précis sur un ordinateur local ou distant

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Comment nommer les fichiers de documents d’une entreprise

Cet article fait partie d’une série sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise. Après avoir vu dans un article précédent les formats de fichier, vous allez découvrir comment nommer les fichiers de documents de votre entreprise de manière optimale. Vous pourrez alors les visualiser de manière ordonnée et, en fin de compte, les retrouver facilement et rapidement.

N’est-il pas énervant de mettre une 1/4 heure à retrouver dans les dizaines de répertoires ou les centaines de fichiers de votre ordinateur celui de la facture du fournisseur DURAND que vous avez reçu il y a une ou 2 semaines ?

La solution : nommer correctement vos fichiers selon des règles précises et fixes.


Après avoir présenté les principes de détermination du nom d’un fichier, vous trouverez des exemples de noms des documents les plus courants.

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Comment choisir le format d’un fichier pour un document d’entreprise

formats de fichiers documents entreprises

Cet article fait partie d’une série sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise. Dans ce 1er article, vous pourrez découvrir le format de fichier à préférer selon la nature du document que vous avez à sauvegarder.

Le but est de pouvoir échanger dans le temps les documents avec des personnes en étant sûr de sa possibilité de lecture et, le cas échéant, de modification.

N’est-il pas regrettable de transmettre un fichier à un personne et que cette dernière vous indique qu’elle ne peut pas lire ou ouvrir le fichier ?

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