Comment choisir le format d’un fichier pour un document d’entreprise

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Cet article fait partie d’une série sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise. Dans ce 1er article, vous pourrez découvrir le format de fichier à préférer selon la nature du document que vous avez à sauvegarder.

Le but est de pouvoir échanger dans le temps les documents avec des personnes en étant sûr de sa possibilité de lecture et, le cas échéant, de modification.

N’est-il pas regrettable de transmettre un fichier à un personne et que cette dernière vous indique qu’elle ne peut pas lire ou ouvrir le fichier ?

Des formats de fichiers ouverts

C’est pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des formats de fichiers ouverts. Pour plus d’informations techniques, voir cet article.

Cela permet de garantir dans le temps que ces fichiers pourront être lus et/ou modifiés par des logiciels libres et/ou propriétaires.

Vous pouvez utiliser les formats de fichiers suivants :

Documents imprimables (factures, relevés bancaires, …) : pdf

Images : png

Textes (courrier, notes, … à modifier) : odt

Tableurs (banque, note de frais, …) : ods

Différents selon la nature des documents

Le format de document pdf (préféré à privilégier) est normalement disponible, selon votre modèle de scanner, lors de la numérisation. Il est aussi possible de générer un tel fichier par un export d’un fichier texte odt ou tableur ods. C’est un format « statique » (non modifiable facilement) et multi-pages. Ainsi un document de plusieurs pages (factures, relevés bancaires, …) pourra (et ne devra) être dans un seul fichier. À l’inverse, un fichier ne devra contenir qu’un seul document.

Le format d’images png est normalement également disponible selon votre modèle de scanner lors de la numérisation. C’est un format « statique » mono-page.

Pour ces 2 formats de fichiers, il convient d’apporter une attention toute particulière au réglage du scanner. En effet, la taille ne doit pas être trop importante (inférieure à 200-300 Mo par fichier ou page) et au format A4 (21*29.7 cm) pleine page. Par ailleurs, l’excellent logiciel XnViewMP permet d’explorer, visualiser et convertir ces 2 types de fichiers. Ne vous en privez pas.

Les formats textes et tableurs sont à réserver aux textes et tableaux « dynamiques » (modifiables facilement) qui peuvent être créés et/ou modifiés avec l’excellent logiciel Libre Office.

 

Vous savez donc maintenant quel format choisir pour quel fichier et vérifier sa taille.

Dans de prochains articles, vous pourrez distinguer :
comment nommer les fichiers de documents d’une entreprise,
comment classer les fichiers de documents d’une entreprise.

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