Comment nommer les fichiers de documents d’une entreprise

Cet article fait partie d’une série sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise. Après avoir vu dans un article précédent les formats de fichier, vous allez découvrir comment nommer les fichiers de documents de votre entreprise de manière optimale. Vous pourrez alors les visualiser de manière ordonnée et, en fin de compte, les retrouver facilement et rapidement.

N’est-il pas énervant de mettre une 1/4 heure à retrouver dans les dizaines de répertoires ou les centaines de fichiers de votre ordinateur celui de la facture du fournisseur DURAND que vous avez reçu il y a une ou 2 semaines ?

La solution : nommer correctement vos fichiers selon des règles précises et fixes.


Après avoir présenté les principes de détermination du nom d’un fichier, vous trouverez des exemples de noms des documents les plus courants.

Principes

Le nom d’un fichier est composé de :

  • 2 à 3 lettres correspondant à la nature du document ou du nom du tiers,
  • 6 chiffres représentant la date du document (date d’émission et non sa date de réception) sous la forme AA (année) MM (mois) JJ (jour),
  • 1 à 2 chiffres symbolisant un numéro d’ordre (2 chiffres dans le cas où une même nature de document pourrait avoir plus de 9 documents par jour, par exemple des factures fournisseurs),
  • le cas échéant :
    • un tiret séparateur,
    • quelques mots sur la nature du document

Exemples

Courrier

Pour le 2éme courrier en date du 15/12/2017 du greffe du tribunal de Nîmes reçu le 19/12/2017, le nom du fichier peut être LET1712152 - GTC NÎMES.

Pour le 3éme courrier émis le 15/12/2017 au client DUPONT pour le relancer en paiement, le nom du fichier peut être COU1712153 - DUPONT Relance.

Pour distinguer les courriers reçus des courriers émis les 3 1ères lettres sont différentes, LET pour les courriers reçus et COU pour les courriers émis.

Commercial

Pour le 4éme document commercial émis le 15/12/2017 au client DUPONT, le nom du fichier peut être DC1712154 - DUPONT.

Pour le 2éme devis émis le 15/12/2017 au client DUPONT, le nom du fichier peut être DE1712152 - DUPONT.

Comptabilité

Clients

Pour le 2éme facture émise le 15/12/2017 au client DUPONT, le nom du fichier peut être FC1712152 - DUPONT.

Fournisseurs

Pour la 3éme facture en date du 15/12/2017 du fournisseur DURAND reçu le 19/12/2017, le nom du fichier peut être FF1712153 - DURAND.

Banque

Pour le relevé bancaire de la banque 1 du mois de décembre 2017, le nom du fichier peut être BQ11712311 - Relevé Banque 1 2017.12.

Pour la facture de la banque 1 du mois de décembre 2017 du 03/01/2018, le nom du fichier peut être BQ11801031 - Facture Banque 1 2017.12.

Caisse

Pour la journée de caisse 1 du 15/12/2017, le nom du fichier peut être CA1171215 - Relevé caisse.

Social

Bulletin de paye

Pour le bulletin de paye du salarié n°02 Pierre RICHARD de décembre 2017, le nom du fichier peut être SA171202 - Paye PR 2017.12.

Éditions de payes

Pour l’état mensuel récapitulatif du TESE de l’URSSAF de décembre 2017, le nom du fichier peut être EMR171201 - État récapitulatif 2017.12.

Pour le décompte mensuel des cotisations du TESE de l’URSSAF de décembre 2017, le nom du fichier peut être DMC171202 - Décompte cotisations 2017.12.

Note de frais

Pour la note de frais du salarié n°02 Pierre RICHARD de décembre 2017, le nom du fichier peut être NDF171202 - NDF PR 2017.12.

Caisse sociale

Pour la déclaration d’une caisse supplémentaire (par exemple PROBTP) au TESE de l’URSSAF du 4éme trimestre 2017 émise le 15/01/2018, le nom du fichier peut être PRO180115 - Déclaration PROBTP 2017T4.

Pour un appel de cotisation d’une caisse des Travailleurs Non Salariés (par exemple RSI) du 4éme trimestre 2017 émis le 15/10/2017, le nom du fichier peut être RSI171015 - Appel cotisations RSI 2017T4.

Juridique

Contrats

Pour le contrat/avenant EDF du 15/12/2017, le nom du fichier peut être EDF171215 - Contrat avenant EDF.

Formalités

Pour les formalités juridiques d’approbation des comptes annuels 2017 réalisés en 06/2018 et notamment le procès-verbal d’assemblée générale, le nom du fichier peut être JAP1806301 - PV AG.


Vous savez donc maintenant nommer les fichiers des documents de votre entreprise. Dans un prochain article, vous pourrez voir comment classer les fichiers de documents d’une entreprise,

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