Comment classer les fichiers de documents d’une entreprise

Cet article fait partie d’une série sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise. Après avoir vu dans des articles précédents les formats de fichier et comment les nommer, vous allez découvrir comment classer les fichiers de documents de votre entreprise de manière optimale. Vous pourrez alors visualiser les répertoires de manière ordonnée et enfin retrouver les fichiers facilement et rapidement.

N’est-il pas frustrant de mettre 1/4 d’heure à retrouver dans les dizaines de répertoires de votre ordinateur celui contenant le bulletin de paye de votre salarié Pierre RICHARD d’il y a 28 mois qu’il ne retrouve pas et dont il a évidemment besoin de toute urgence ?

La solution : classer correctement vos fichiers selon une arborescence de répertoires précise et fixe.

 

Pour être retrouvés facilement et rapidement, les fichiers doivent ensuite être classés dans des répertoires selon un plan de classement précis sur un ordinateur local ou distant

Plan de classement des documents d’une entreprise

Vous trouverez ci-dessous le plan de classement conseillé et utilisé au quotidien pour l’arborescence des répertoires des documents de nos entreprises.

plan de classement document entreprise

Ce plan de classement n’a rien d’une norme. C’est un exemple issu d’un certain nombre d’années de pratique. Vous pouvez l’adapter comme bon vous semble mais l’essentiel reste de retrouver facilement et rapidement un document précis en cas de besoin.

Par exemple, pour les entreprises assujetties à la TVA, un répertoire « fiscal » sera nécessaire dans lequel un répertoire « déclarations de TVA » sera créé.

Explications

Période

Vous créez un 1er répertoire pour l’année civile ou l’exercice comptable si différent, « 2018 » par exemple.

À l’intérieur de celui-ci, vous créez ensuite un répertoire « courrier », un autre « commercial », un autre « comptabilité », un autre « social » et un dernier « juridique ».

Puis à l’intérieur du répertoire « courrier », vous créez un répertoire « à traiter », un autre « reçu » et un dernier « émis ».

etc … vous devez être en mesure de faire la suite à l’aide du plan ci-dessus.

Pourquoi faire le dossier principal en fonction de l’année ?

Tout simplement parce que vous devez conserver vos différents documents un certain nombre d’années. Au-delà, vous pouvez les détruire. C’est ce que l’on appelle aussi le délai de prescription.

Pour connaître le délai de prescription de chaque document, vous pouvez consulter l’article régulièrement mis à jour ici.

Vous devrez également créer un dossier principal ou permanent, indépendant des dossiers annuels et des délais de conservation. Ce dossier regroupera les documents dont vous aurez besoin en permanence tel que votre extrait Kbis, votre avis de situation au répertoire SIRENE, vos statuts si votre entreprise est sous forme de société, votre RIB/IBAN, vos contrats … Ce dossier principal ou permanent sera traité dans un prochain article si vous en éprouvez le besoin.

Courrier

Le répertoire « à traiter » permet de stocker temporairement les courriers postaux auxquels vous devez répondre ou en attente d’archivage dans le répertoire « reçu ». Lorsqu’il s’agit d’un courrier relatif à un client ou un fournisseur, une copie du fichier peut également être placé dans le sous-répertoire « commercial » correspondant.

Le courrier électronique n’est pas concerné par ce plan de classement. Vous pouvez le gérer plus facilement dans un logiciel de messagerie qui pourra être traité dans un prochain article si vous en éprouvez le besoin. Mais un archivage dans le dossier annuel n’est pas non plus une aberration. Ce pourrait être une sauvegarde fort utile. Il serait alors nécessaire de créer un répertoire « courriel » sous le répertoire « courrier » avec les mêmes sous-répertoires.

Commercial

Ce répertoire peut aussi recevoir des sous-répertoires « fournisseur x », « fournisseur y » … si nécessaires dans votre activité.

Factures payées/non payées

Les factures clients et fournisseurs doivent être classées dans des sous-répertoires « non payées » et « payées » pour avoir rapidement :

  • en main les factures lorsque vous ferez les règlements à l’échéance. Cela n’a donc aucun intérêt si vos factures sont réglées à la commande ou à la réception des marchandises ou prestations,

  • un idée du volume global des sommes dues par les clients et aux fournisseurs. Ce sont des informations très utiles pour gérer votre trésorerie,

  • les documents à transmettre à votre expert-comptable en fin d’année pour l’établissement des comptes de l’exercice écoulé si votre comptabilité courante est suivie sur la base de la trésorerie.

Juridique

Ce répertoire est en grande partie temporaire, les principaux documents seront au fur et à mesure ou à la fin de l’année transférer dans le dossier principal ou permanent.

Ordinateur local vs distant

Vous pouvez stocker vos répertoires sur un ordinateur local ou distant. Quelques recommandations toutefois.

en local

Si votre ordinateur local n’est pas accessible de l’extérieur par le réseau internet, cela limite les risques de vols de documents. Vous n’êtes toutefois pas à l’abri de toutes intrusions si vous utilisez internet sans protections adéquates. Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter un guide très complet sur la question ici.

Votre ordinateur local peut aussi subir une panne mécanique ou logiciel. Vous devez donc faire des sauvegardes régulières sur un support externe, idéalement un disque dur.

L’inconvénient majeur est que vous ne pourrez pas accéder à vos répertoires de documents si votre ordinateur local n’est pas portable et que vous ne l’avez pas avec vous. Cela peut être le cas à votre domicile, en déplacement ou sur votre lieu de congés.

distant

L’avantage d’un stockage sur un ordinateur distant est de pallier l’inconvénient de l’ordinateur local ci-dessus. Vous pourrez accéder à vos répertoires de documents en tous lieux avec divers matériels (ordinateur portable, tablette, téléphone).

Un autre avantage est également de pourvoir donner accès à un tiers (expert-comptable, conseil …) à tout ou partie de vos répertoires par le biais de droits d’accès en lecture, modification ou écriture.

L’inconvénient est qu’il faut choisir avec soin le prestataire pour votre ordinateur distant et le logiciel permettant d’accéder facilement et de manière sécurisée à vos répertoires de documents.

Le prestataire d’hébergement utilisé par nos entreprises est INFOMANIAK que vous retrouverez dans nos ressources informatiques. Nous vous conseillons, pour débuter, l’hébergement web (simple sur serveur mutualisé) pour les PME et particuliers exigeants. Vous pourrez ensuite prendre un hébergement plus performant si cela vous convient.

Nous utilisons pour l’accès aux répertoires et documents un logiciel de gestion de stockage « dans l’internet » dit « cloud ». Il s’agit de Owncloud/Nexcloud qui bénéficie d’une installation rapide et simplifiée en quelques clics comme une application chez l’hébergeur INFOMANIAK.

Bien que l’hébergement web d’ INFOMANIAK pratique des sauvegardes journalières des applications, cela ne dispense toutefois pas par prudence de faire des sauvegardes régulières sur un support externe, idéalement un disque dur.

 

Vous savez maintenant classer les fichiers des documents de votre entreprise et où les stocker. Nous sommes donc au terme de notre série d’articles sur la gestion et l’organisation des documents administratifs d’une entreprise.

Si vous avez un doute ou une question, n’hésitez pas à nous contacter à l'aide du formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les meilleurs délais.